電子契約システム、電子請求システムの実証実験を行いました

大分市では、民間事業者の皆様から各種課題の解決に資する、デジタル技術を活用したノウハウ・アイデア等について、テーマを問わず自由に提案をいただき、本市と連携して課題解決に取り組む「大分市公民連携DX推進事業」に取り組んでいます。

令和5年度に「GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社（以下、「GMO」と記載。）」、「株式会社インフォマート（以下、「インフォマート」と記載。）」から提案があり、このたび実証実験を行いましたので、お知らせします。

1.実証実験に至った背景

全国的にDX（デジタル・トランスフォーメーション）の取り組みが重要視されている中、行政事務の効率化やペーパーレス化等を促進するさまざまなソリューションが提供されています。

その中でも、本市では契約締結や各種支払いといった、いわゆる「財務事務」の大半を紙媒体で処理しており、業務の改善を検討する必要がありました。

GMO、インフォマートから提案のあった電子契約システム、電子請求システムは、財務事務のDXを進めるツールであり、本市の課題解決に資すると考えたことから、2社の提案を採用し、実証実験を行いました。

2.電子契約システム、電子請求システムとは

従来、紙の契約書や請求書に押印等を行うことで対応してきた、契約締結事務や支払事務を、データで実現するシステムのことです。事務の省力化やペーパーレス化など、さまざまな効果が見込めます。

参考：各種システムの紹介

• 電子契約とは（別ウィンドウで開きます）※GMOのサイトにジャンプします
• 電子請求とは（別ウィンドウで開きます）※インフォマートのサイトにジャンプします

3.実証実験の内容と結果概要

本市の各部署に両システムを紹介し、実証実験に参加する部署を募集しました。契約・会計部門を含めた10部署が実証実験に参加し、令和6年1月初めから2月末までの2か月間で、電子契約システム、電子請求システムを使って、模擬的にデータによる契約締結事務、支払事務を行いました。

その結果、実証実験に参加した部署から以下の意見等が挙げられました。

• 印刷・製本・郵送の手間が無くなることによって、特に遠隔地の事業者とやり取りをする際に効果があると思われる。
• 締結済みの契約書等がデータ管理となるため、保管や管理が容易となる。
• システムの利用には、行政側はもちろんのこと、契約締結の相手方となる事業者も一定程度、習熟が必要である。
• 財務事務の効率化やペーパーレス化を促進するためには電子契約システム、電子請求システムの導入だけではなく、内部事務処理を行う他のシステムとの連携等の取り組みも必要である。

4.今後の展望等について

実証実験を行った結果、両システムは一定のメリットがあることが確認できました。一方で、財務事務のDXを推進するためにシステムの効果を最大限発揮するには、さまざまな課題があることも確認できました。

その課題の解決に向けて、さらに検討を進めてまいります。